Objeto y alcance

SOPLASCOL S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales con el propósito de informar a los titulares sobre la forma en que recolecta, almacena, utiliza, circula, transmite, actualiza y, cuando corresponda, suprime sus datos personales.

Esta política se aplica a las bases de datos y archivos que contengan información personal sometida a tratamiento por parte de SOPLASCOL S.A.S. en calidad de responsable, así como a los tratamientos realizados por terceros que actúen como encargados por cuenta de la compañía.

Su alcance comprende, entre otros, los datos de clientes, prospectos comerciales, proveedores, contratistas, empleados, extrabajadores, candidatos, accionistas, visitantes, usuarios del sitio web y demás personas naturales con quienes SOPLASCOL mantenga o haya mantenido algún tipo de relación.

Identificación del responsable

Área responsable de atención

La Gerencia de SOPLASCOL S.A.S., con el apoyo de las áreas administrativas que correspondan según la naturaleza de cada caso, será responsable de gestionar las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Las solicitudes para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar una autorización deberán dirigirse a:

Definiciones principales

Principios aplicables

SOPLASCOL aplicará de manera integral los siguientes principios en todas las actividades relacionadas con datos personales:

Datos personales que podemos tratar

De acuerdo con la relación existente con cada titular, SOPLASCOL podrá tratar las siguientes categorías de información:

• Datos de identificación y contacto.
• Dirección física, correo electrónico, número telefónico y canales digitales autorizados.
• Información comercial, contractual, contable, tributaria y de facturación.
• Información relacionada con pedidos, cotizaciones, pagos, entregas, garantías y servicio al cliente.
• Datos financieros y crediticios cuando sean necesarios y legalmente procedentes.
• Información laboral, académica, profesional y de seguridad social.
• Información de proveedores, contratistas y representantes de personas jurídicas.
• Imágenes obtenidas mediante cámaras de seguridad y control de acceso.
• Dirección IP, navegador, dispositivo, sistema operativo, fecha de acceso y otra información técnica de navegación.
• Datos sensibles cuando exista una finalidad legítima, una base legal y las garantías correspondientes.

Fuentes de la información

Los datos podrán ser obtenidos directamente del titular, de sus representantes, de relaciones contractuales o comerciales, de fuentes públicas autorizadas, de interacciones por correo, teléfono, WhatsApp, redes sociales o sitio web, de sistemas de videovigilancia y de terceros que cuenten con autorización o fundamento legal para suministrarlos.

Finalidades del tratamiento

Clientes y prospectos comerciales

• Atender solicitudes de información y cotización.
• Elaborar, presentar, gestionar y hacer seguimiento a propuestas comerciales.
• Gestionar pedidos, entregas, facturación, pagos, cartera y servicio posventa.
• Verificar información comercial, financiera o crediticia cuando resulte necesario y legalmente procedente.
• Atender peticiones, quejas, reclamos, garantías y solicitudes de calidad.
• Evaluar la calidad del servicio y desarrollar análisis estadísticos y comerciales.
• Enviar comunicaciones sobre productos, servicios, novedades o contenidos cuando exista autorización o fundamento legal.

Proveedores y contratistas

• Evaluar, seleccionar, registrar y vincular proveedores y contratistas.
• Gestionar contratos, órdenes, pagos, facturación, obligaciones tributarias y contables.
• Verificar el cumplimiento de requisitos comerciales, técnicos, legales y de seguridad.
• Administrar accesos a las instalaciones y sistemas de la compañía.

Empleados, extrabajadores y candidatos

• Gestionar procesos de selección, contratación y verificación de referencias.
• Administrar nómina, prestaciones, seguridad social, bienestar, formación y seguridad y salud en el trabajo.
• Cumplir obligaciones laborales, tributarias, judiciales y administrativas.
• Gestionar accesos, activos, recursos informáticos y contactos de emergencia.

Accionistas

• Reconocer, proteger y permitir el ejercicio de sus derechos.
• Cumplir obligaciones societarias, contables y legales.
• Gestionar comunicaciones, reuniones, pagos y registros corporativos.

Sitio web y canales digitales

• Permitir la operación, mantenimiento y seguridad del portal.
• Atender solicitudes enviadas mediante correo electrónico, WhatsApp, redes sociales o canales de contacto.
• Detectar accesos anómalos, fraude, ataques o incidentes de seguridad.
• Analizar el desempeño y uso del sitio cuando se encuentren habilitadas herramientas de medición.
• Integrar servicios de terceros como mapas, sistemas de seguridad, pasarelas de pago o contenidos externos.

Videovigilancia y seguridad

• Proteger personas, instalaciones, activos e información.
• Controlar ingresos, salidas y zonas restringidas.
• Prevenir, investigar y gestionar incidentes de seguridad.
• Entregar información a las autoridades cuando exista una obligación o requerimiento legal.

Autorización para el tratamiento

SOPLASCOL solicitará autorización previa, expresa e informada al titular cuando esta sea necesaria. La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos o electrónicos, grabaciones, comunicaciones, aceptación de casillas, formularios, contratos, mensajes o conductas inequívocas que permitan demostrar la voluntad del titular.

El silencio del titular no será considerado una autorización. SOPLASCOL conservará prueba de la autorización cuando exista la obligación legal de obtenerla.

No será necesaria la autorización en los casos expresamente previstos por la legislación, como información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, situaciones de urgencia médica o sanitaria y otros eventos legalmente autorizados.

Datos sensibles y datos de menores

Datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles será excepcional. Cuando resulte necesario, SOPLASCOL informará al titular cuáles datos tienen esta naturaleza, la finalidad específica de su uso y el carácter facultativo de la respuesta.

El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando exista un deber o excepción legal.

Niños, niñas y adolescentes

SOPLASCOL evitará el tratamiento de datos personales de menores de edad, salvo cuando responda a su interés superior, respete sus derechos fundamentales y se cuente con la autorización de su representante legal cuando resulte exigible.

La opinión del menor será valorada de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad para comprender la finalidad del tratamiento.

Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales podrán ejercer los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
• Acceder gratuitamente a la información que haya sido objeto de tratamiento.
• Solicitar la supresión de los datos o revocar la autorización cuando resulte legalmente procedente.
• Presentar consultas, peticiones o reclamos relacionados con el tratamiento.
• Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite correspondiente ante SOPLASCOL, cuando consideren vulnerados sus derechos.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado debidamente acreditado, por quien actúe en favor de otro y por las personas facultadas para representar a menores de edad.

Procedimiento para consultas y reclamos

Las solicitudes deben enviarse al correo info@soplascol.com o radicarse en la Cra. 54 No. 5C-96, Bogotá D.C.

Información mínima de la solicitud

• Nombre completo del titular.
• Identificación suficiente del titular o de su representante.
• Dirección física o electrónica para recibir la respuesta.
• Descripción clara de la consulta, corrección, actualización, supresión o revocatoria solicitada.
• Documentos o soportes que permitan validar la solicitud, cuando resulten necesarios.

Solicitudes incompletas

Cuando un reclamo no contenga la información necesaria, SOPLASCOL requerirá al solicitante dentro de los cinco días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos meses sin recibir la información requerida, se entenderá que el titular desistió de la solicitud.

Reclamo en trámite

Una vez recibido un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo correspondiente, dentro de un término no mayor a dos días hábiles. Esta anotación se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

Seguridad y confidencialidad

SOPLASCOL adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables orientadas a proteger los datos personales frente a pérdida, adulteración, consulta, uso, divulgación o acceso no autorizado o fraudulento.

El acceso a la información se limitará al personal, contratistas y proveedores que la requieran para el cumplimiento de sus funciones y finalidades autorizadas. Estas personas estarán sujetas a deberes de confidencialidad incluso después de finalizar su relación con la compañía.

Cuando se presente un incidente que pueda comprometer datos personales, SOPLASCOL aplicará sus procedimientos internos de evaluación, contención, documentación, corrección y reporte a las autoridades cuando resulte legalmente necesario.

Encargados, transmisiones y transferencias

SOPLASCOL podrá compartir o transmitir datos personales a proveedores que presten servicios necesarios para el desarrollo de sus operaciones, tales como:

• Servicios de alojamiento y administración tecnológica.
• Correo electrónico y almacenamiento de información.
• Contabilidad, facturación, nómina y gestión administrativa.
• Logística, transporte y distribución.
• Procesamiento y recaudo de pagos.
• Seguridad, videovigilancia y control de acceso.
• Analítica, comunicaciones y herramientas digitales.
• Asesoría legal, contable, financiera o técnica.

Estos proveedores deberán tratar los datos de acuerdo con las instrucciones de SOPLASCOL, conservar su confidencialidad, aplicar medidas de seguridad y utilizarlos únicamente para las finalidades autorizadas.

Algunas herramientas tecnológicas pueden implicar almacenamiento, transmisión o tratamiento de información fuera de Colombia. En estos eventos, SOPLASCOL aplicará las condiciones, contratos y salvaguardas previstas por la legislación colombiana.

También podrá suministrarse información a autoridades judiciales, administrativas o de control cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido.

Conservación y eliminación

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, atender obligaciones contractuales y legales, gestionar reclamaciones, ejercer o defender derechos y cumplir los periodos de conservación aplicables.

Cuando los datos dejen de ser necesarios y no exista una obligación legal o contractual que exija conservarlos, serán eliminados, anonimizados o bloqueados mediante los procedimientos técnicos y administrativos disponibles.

La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando la información sea necesaria para cumplir una obligación vigente.

Cookies y tecnologías similares

El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para permitir su funcionamiento, proteger la navegación, recordar preferencias, medir el desempeño e integrar servicios externos.

El usuario puede configurar su navegador para bloquear, eliminar o recibir alertas sobre cookies. La desactivación de algunas cookies puede afectar el funcionamiento de determinados servicios del sitio.

Cuando la normativa o la naturaleza de las herramientas instaladas lo exijan, SOPLASCOL dispondrá un mecanismo para administrar las preferencias de consentimiento.

Comunicaciones comerciales y contacto

SOPLASCOL podrá enviar información comercial, técnica o institucional relacionada con sus productos y servicios cuando exista autorización, una relación contractual o cualquier otro fundamento permitido por la ley.

Las comunicaciones serán realizadas mediante los canales autorizados por el titular y respetando las restricciones de horario, frecuencia y finalidad previstas por la legislación colombiana.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la actualización de sus preferencias o la exclusión de comunicaciones comerciales escribiendo a info@soplascol.com .

Vigencia y modificaciones

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en el sitio web de SOPLASCOL.

La compañía podrá actualizarla para reflejar cambios legales, técnicos, organizacionales o relacionados con las finalidades del tratamiento. Las modificaciones sustanciales serán informadas a los titulares mediante el sitio web o a través de otros canales apropiados.